TP – Cadrer le portail de réservation de salles

BTS SIO SISR 2e année – Bloc 1 – S01 – binôme : un écrit, l'autre relit ; on échange les rôles à chaque partie

Note

But. À partir d'une demande formulée de façon floue, tu identifies les parties prenantes, tu fixes des objectifs et un périmètre, tu évalues les risques et tu rédiges la fiche de cadrage d'une page.

Durée : 2 h 45 (parties A à D), plus le bilan. Prérequis : cours S01 lu.

Note

Comment ce TP fonctionne. Avant de répondre, tu écris ce que tu anticipes (« J'anticipe »). Puis tu confrontes avec les éléments de réponse. Un bilan de compétences clôt la séance.

Binôme : ____________ / ____________

Contraintes

Aucune manipulation technique : travail d'analyse et de rédaction.
Le cas est fictif. Tes réponses sont argumentées.

Le cas : portail de réservation de salles de la mairie de Bellevigne

Situation (fictive). La mairie de Bellevigne compte 35 agents et six salles communales (salle des fêtes, salle du conseil, deux salles d'associations, gymnase, salle d'exposition). Les réservations se font par téléphone et dans un tableur partagé : deux à trois doublons par mois, des associations qui ne savent pas si une salle est libre, et un agent d'accueil qui passe plusieurs heures par semaine à répondre. La secrétaire générale souhaite un portail de réservation en ligne, ouvert aux associations et aux agents, avec un budget de 9 000 € et une ouverture dans quatre mois. L'informatique est assurée par un technicien à mi-temps (toi, dans ce cas) et un prestataire pour l'hébergement.

Propos recueillis. La secrétaire générale : « Je veux que ce soit simple pour tout le monde. » L'agent d'accueil : « Si ça pouvait me faire gagner du temps, ce serait bien. » Une présidente d'association : « Il faut pouvoir réserver le week-end sans appeler. » Un élu : « Pas question de payer un abonnement mensuel élevé. »

Partie A – Les parties prenantes (≈ 30 min)

Complète le tableau : au moins six parties prenantes, leur attente, leur niveau de pouvoir et d'intérêt (fort ou faible) et la stratégie (associer, informer, tenir informé, surveiller).

Partie prenante	Attente principale	Pouvoir	Intérêt	Stratégie

J'anticipe. Quelle partie prenante risque d'être oubliée alors qu'elle est décisive pour la réussite ? ______________________

Éléments de réponse

Exemple : secrétaire générale (commanditaire : pouvoir fort, intérêt fort, associer) ; élus (budget : pouvoir fort, intérêt moyen, tenir informés) ; agent d'accueil (utilisateur quotidien : pouvoir faible, intérêt fort, écouter et former) ; associations (utilisateurs : pouvoir faible, intérêt fort, informer) ; prestataire d'hébergement (pouvoir moyen sur le délai) ; technicien informatique (réalisation et exploitation). Souvent oubliés : l'agent d'accueil et le délégué à la protection des données (données personnelles des associations).

Partie B – Objectifs et périmètre (≈ 40 min)

1. Reformule la demande « un portail simple qui fait gagner du temps » en trois objectifs SMART (un par contrainte : réservation, charge de travail, coût).

Objectif	Indicateur	Valeur cible	Date
1
2
3

2. Classe chaque élément en dans ou hors périmètre : réservation en ligne par les associations ; paiement en ligne des locations ; envoi d'une confirmation par courriel ; application mobile ; tableau de bord pour l'agent d'accueil ; reprise des réservations du tableur ; refonte du site de la mairie.

Je comprends. Pourquoi la refonte du site de la mairie, même utile, est-elle placée hors périmètre ? ______________________

Éléments de réponse

Exemples : zéro doublon de réservation dans les trois mois suivant l'ouverture (aujourd'hui deux à trois par mois) ; temps de l'agent d'accueil consacré aux réservations divisé par deux (de quatre à deux heures par semaine) au bout de trois mois ; coût total inférieur ou égal à 9 000 €, hébergement compris, pour la première année.
Dans : réservation en ligne, courriel de confirmation, tableau de bord, reprise du tableur. Hors : paiement en ligne, application mobile, refonte du site (on pourra les proposer dans une phase ultérieure).
Elle demande du budget et du temps qu'on n'a pas : l'ajouter ferait déraper le projet (dérive du périmètre) ; on la note comme évolution possible.

Partie C – Les risques (≈ 45 min)

Voici cinq risques. Pour chacun, cote la probabilité et la gravité de 1 à 3, calcule la criticité, et propose une action préventive et un plan B.

Risque	P	G	Criticité	Action préventive	Plan B
R1 – Le prestataire d'hébergement livre en retard
R2 – Les associations n'utilisent pas le portail et continuent d'appeler
R3 – Fuite des données personnelles des associations
R4 – Le technicien à mi-temps est absent plusieurs semaines
R5 – Le budget est dépassé par des demandes ajoutées

J'anticipe. Quel risque te semble le plus grave pour la réussite du projet, et pourquoi ? ______________________

Éléments de réponse

La cotation dépend de l'argumentation. Exemple : R1 : P2 × G3 = 6 (réserver tôt ; héberger temporairement sur le serveur de test). R2 : P2 × G3 = 6 (campagne d'information, aide à l'inscription ; maintien du téléphone en parallèle). R3 : P1 × G3 = 3 (accès restreints, chiffrement, droits ; plan de réponse à une violation de données). R4 : P2 × G2 = 4 (documentation, second intervenant formé ; prestataire en renfort). R5 : P3 × G2 = 6 (fiche de cadrage signée, procédure de demande de changement ; arbitrage par la secrétaire générale).

Une criticité de 6 ou plus est traitée en priorité : ici R1, R2 et R5.

Partie D – La fiche de cadrage (≈ 40 min, individuel)

Rédige la fiche de cadrage d'une page du projet, avec : contexte et besoin ; objectifs SMART ; périmètre (dans / hors) ; livrables ; contraintes (budget, délai, droit) ; hypothèses ; parties prenantes principales ; les trois risques les plus critiques. Fais-la relire par ton binôme avec la question : « La secrétaire générale peut-elle la signer sans poser de question ? »

Retour en entreprise (si ta situation le permet)

Demande à ton tuteur de te montrer le cadrage d'un projet récent (même une simple demande écrite). Compare avec ta fiche : quelles rubriques manquent ? Anonymise tout document avant de l'utiliser.

Rendu

Compte rendu PDF, nommé RENDU-B1A2-S01-NOM.pdf : tes tableaux A à C et ta fiche de cadrage (partie D).

Bilan de la séance

Remplis ce bilan seul, honnêtement : il sert à décider ce qu'il faut reprendre. Niveau : Non maîtrisé, Maîtrise partielle, Bonne maîtrise ou Excellente maîtrise (le vocabulaire des grilles nationales d'évaluation), ou Non évalué.

Compétence du référentiel	Ce que j'ai fait dans cette séance	Niveau
B1.4 – Travailler en mode projet

Note

Les codes sont ceux du référentiel.

Je sais faire, sans aide :

Identifier les parties prenantes et leur influence
Écrire des objectifs SMART
Définir un périmètre (dans / hors)
Évaluer un risque par sa criticité et prévoir un plan B
Rédiger une fiche de cadrage

Ce que je dois reprendre : ______________________

Ma question à poser à l'enseignant : ______________________