Cours – Les outils de gestion de projet
BTS SIO SISR 2e année – Bloc 1 – S04
Un mot ou un sigle inconnu ? Passe la souris dessus, ou ouvre le glossaire.
Un planning dans un fichier que chacun modifie dans son coin devient vite faux. Un outil de gestion de projet centralise le qui fait quoi, pour quand, où en est-on, rend l'information visible à tous les intéressés et garde la trace des décisions.
1. Ce que fait un outil de projet
| Fonction | Intérêt |
|---|---|
| Projets et tâches | Découpage hiérarchique (projet, lots, tâches) |
| Dates et dépendances | Diagramme de Gantt, chemin critique |
| Équipe et rôles | Qui est responsable, qui contribue |
| États et avancement | Où en est chaque tâche (à faire, en cours, terminé), pourcentage |
| Jalons | Dates clés visibles |
| Suivi et journal | Commentaires, décisions, documents joints |
| Liens avec les demandes | Rattacher un ticket ou une évolution à un projet |
| Droits d'accès | Qui voit, qui modifie |
| Notifications | Alerte sur échéance, changement d'état |
| Tableaux de bord | Avancement, retards, charge |
Des outils très différents existent (outils libres ou en ligne, intégrés à un outil de support). Le choix dépend du besoin : taille de l'équipe, lien avec le support, budget, hébergement des données.
2. Le module Projets de GLPI
GLPI est un outil de gestion des services informatiques (support, parc). Son module Projets permet de créer un projet, de le découper en tâches, de les dater, de leur affecter des personnes et de suivre un pourcentage d'avancement. L'intérêt pour l'administrateur est de relier le projet aux tickets et au parc déjà gérés dans le même outil.
Note
Les intitulés exacts des menus et des champs dépendent de la version installée : repère-les sur ton instance. Les notions (projet, tâche, état, équipe, avancement) sont les mêmes d'un outil à l'autre.
3. Paramétrer avant d'utiliser
Un outil bien paramétré évite le désordre. On décide :
| Réglage | Question |
|---|---|
| États de projet et de tâche | Quels états utilise-t-on (à planifier, en cours, en attente, terminé) ? |
| Types | Projet interne, évolution, déploiement ? |
| Équipe et rôles | Qui est chef de projet, qui contribue, qui consulte ? |
| Droits par profil | Qui peut créer, modifier, clôturer, supprimer ? |
| Notifications | Qui est prévenu, de quoi, à quel moment ? |
| Conventions de saisie | Nom des tâches, format des dates, quand mettre à jour |
Moindre privilège : un contributeur modifie ses tâches ; seul le chef de projet change le périmètre ; la direction consulte.
4. Mesurer l'avancement
Compter les tâches terminées trompe : une tâche de 6 jours pèse plus qu'une de 1 jour. On pondère par la charge :
Avancement du projet = Σ (charge de la tâche × % réalisé) / Σ charges
Exemple. Trois tâches : 10 jours terminée (100 %), 20 jours à 50 %, 10 jours à 0 %. Avancement = (10 × 1 + 20 × 0,5 + 10 × 0) / 40 = 20 / 40 = 50 %. Compter les tâches donnerait 1 sur 3, soit 33 %.
Warning
Un pourcentage saisi par chacun sans règle donne des chiffres faux (« 90 % depuis trois semaines »). Convention utile : une tâche passe de 0 à 100 % par paliers (0, 25, 50, 75, 100) et « terminé » signifie livrable validé.
5. Relier le support et le projet
Un projet produit des demandes (installer, former, corriger) et reçoit des incidents (le serveur de test est tombé). Rattacher ces tickets au projet permet de voir le coût réel du projet, de repérer les incidents qui le retardent et de ne rien perdre au passage en exploitation.
6. Utiliser les données
Le tableau de bord répond à trois questions : sommes-nous dans les temps (écart sur le chemin critique) ? dans le budget (charge consommée / prévue) ? la qualité suit-elle (anomalies ouvertes) ? Il sert à la réunion de suivi : on regarde les écarts, on décide, on note la décision.
Ce que tu dois retenir de la séance
- Un outil de projet centralise tâches, dates, équipe, états, avancement et décisions.
- On paramètre d'abord : états, équipe, droits par profil, notifications, conventions.
- Avancement = Σ (charge × % réalisé) / Σ charges, pas le nombre de tâches terminées.
- On relie tickets et projet ; on regarde délai, budget et qualité.